รายงานการประชุม ถือเป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลการประชุมทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้ร่วมการประชุม วาระการประชุม มติที่เห็นชอบในการประชุม ซึ่งทั้งหมดจะถูกบันทึกโดยเลขานุการหรือผู้ที่ถูกมอบหมาย โดยต้องเก็บรายละเอียดข้อมูลทั้งหมดให้ครบถ้วน เพื่อใช้ในการนำไปวางแผนในการประชุมรอบหน้า